Vier Bausteine für die Automatisierung Ihrer Kanzlei.
Die Bausteine können schrittweise eingeführt werden und erhöhen den Grad der Automatisierung.
Sympatent Automation Suite
Alle Bausteine sind mit allen Kernfunktionen wie Formbriefen, Rechnungsstellung, usw. sowie allen Integrationen wie Zahlungsdienstleistern, der Sympatent-API, MCP-Server, usw. kombinierbar.
Bauplan für Kanzleiprozesse
Blaupausen
Beschleunigen wiederkehrende Tätigkeiten
Wickeln Sie wiederkehrende Prozesse halb- oder vollautomatisch ab: vergleichbar mit Makros ermöglichen Blaupausen die Definition von Schritt-für-Schritt-Verfahren, die dann manuell oder automatisch ausgelöst werden können. Blaupausen sind ideal für die Standardisierung Ihrer Kanzlei-Workflows mit einem Fokus auf Routineaufgaben und typische Vorgänge in IP-Kanzleien.
- Visueller Workflow-Builder
- Bedingte Verzweigungen
- Manuelle oder automatische Auslösung
- Direkte Einbindung z. B. von Formbriefen
Ein wiederkehrender Vorgang sollte nicht jedes Mal davon abhängen, dass jemand sämtliche Einzelschritte aus dem Gedächtnis abruft. Wir haben unsere bewährten Abläufe mit Blaupausen abgebildet. Besonders gut gefällt uns, dass trotz hohem Automatisierungsgrad die finale Entscheidung bei unseren Fachleuten verbleibt.
Regelwerk für Kanzleiprozesse
Weisungen
Regelbasierte Voreinstellungen
Weisungen sorgen für einheitliche Regeln, die eine konsistente Bearbeitung in Ihrer Kanzlei gewährleisten. Richten Sie automatische CC-Regeln pro Mandant ein, definieren Sie Kontaktpräferenzen für Auslandskollegen, legen Sie spezifische Einstellungen für Ausgangsrechnungen fest, und vieles mehr. Weisungen arbeiten im Hintergrund, um die Vorgaben Ihrer Mandanten und Kanzlei automatisiert sicherzustellen.
- Spezifische Regeln, z. B. je Mandant, Kanzleipartner, o. ä.
- Foreign-Associate-Routing
- Automatische CC/BCC-Regeln
- Systematische Umsetzung von
Sonderwünschen
Gute Automatisierung darf für uns keine Blackbox sein, sondern ein nachvollziehbarer Kanzleistandard. An den Sympatent-Weisungen hat uns überzeugt, dass festgelegte Regeln nicht nur konsistent angewendet werden, sondern auch für unsere Mitarbeiter nachvollziehbar dokumentiert und überprüfbar sind.
Roter Faden für Kanzleiprozesse
Vorschläge
Intelligente nächste Schritte
Viele Vorgänge in IP-Kanzleien folgen Mustern, z. B. sind je nach Stand des Schutzrechtsverfahrens bestimmte Formbriefe besonders relevant. Sympatent IPM schlägt proaktiv vor, was als Nächstes zu tun ist – basierend auf Kontext und Best Practices. Diese intelligente Benutzerführung hilft insbesondere neuen Mitarbeitern und stellt zudem sicher, dass nichts übersehen wird.
- Kontextbezogene Empfehlungen
- Sicherstellung kanzleiinterner Standards
- Einarbeitungshilfe für neue Mitarbeiter
- Steuerbare Vorschläge
Vollautomatische Ausführung
Prozesse
Automatisierte Abläufe, auch im Hintergrund
Definieren Sie Auslöser und Bedingungen für vollautomatisierte Prozesse. Wenn bestimmte Ereignisse eintreten – etwa der Eingang eines bestimmten Bescheids oder das Befüllen des Erteilungsdatums in einem Patent – werden automatisierte Prozesse ohne manuellen Eingriff ausgeführt. Optional bedingte Logik stellt sicher, dass Aktionen nur bei Bedarf oder unter bestimmten Umständen ausgeführt werden.
- Ereignisgesteuerte Auslöser/Trigger
- Bedingte Ausführung
- Mehrstufige, volle Automatisierung
- Audit-Trail für alle Aktionen
Vorteile
Warum mit Sympatent automatisieren?
Weniger manuelle Schritte
Automatisieren Sie Routineaufgaben und reduzieren Sie manuelle Dateneingaben in Ihren Kanzleiworkflows.
Regelkonformität
Die Automation Suite gewährleistet dank vorbereiteter Arbeitsschritte die konsistente Anwendung von Kanzleirichtlinien und Mandantenanforderungen.
Immer aktiv
Automatisierte Prozesse arbeiten rund um die Uhr, auch wenn Ihr Team offline ist.
Bereit, Ihre Kanzlei zu automatisieren?
Erleben Sie die Sympatent Automation Suite in Aktion und entdecken Sie, wie sie Ihre Workflows transformieren kann.