Technik für die moderne Kanzlei
Plattform, Sicherheit & Betrieb
Sympatent IPM verbindet eine moderne Softwarearchitektur mit hoher Sicherheit und flexiblen Betriebsmodellen. Die Plattform wächst mit Ihrer Kanzlei und passt sich an Ihre Prozesse an – nicht umgekehrt.
Moderne, browserbasierte Architektur
Klare Bedienung und schnelle Ladezeiten erleichtern die tägliche Arbeit – auch bei großen Aktenbeständen und verteilten Teams.
- Browserbasiert und ohne lokale Client-Installation, d. h. betriebsystemunabhängig
- Mehrere Akten gleichzeitig öffnen und bearbeiten
- Durchgängige Kanzleiprozesse statt reiner Aktenverwaltung
- Für digitale Zusammenarbeit und hohe Skalierbarkeit ausgelegt
- Deutsch und Englisch, weitere Sprachen möglich
Sicherheit und Berechtigungen
Sämtliche Daten werden durch differenzierte Sicherheits- und Zugriffskonzepte geschützt.
- Lese-, Schreib- und Ausführungsrechte
- Berechtigungen nach Benutzer oder Rolle
- Professionelle Backup- und Sicherheitskonzepte
- Kontrollierter Zugriff auf sensible Informationen
- Einrichtung von Informationsbarrieren z. B. zur Mandatsabschottung (
Chinese Wall
)
Umfassend konfigurierbar
Sympatent IPM lässt sich bis ins Detail an die Organisation und Arbeitsweise Ihrer Kanzlei anpassen.
- Kanzleiprozesse, z. B. Posteingangsbearbeitung
- Fristarten und Fristregeln
- Leistungsarten und Gebührenmodelle
- Aktenzeichen und Nummerierungssysteme
- Layouts, Reports und Briefköpfe
- Formbriefe und E-Mail-Vorlagen
- Abweichende Vorgaben je Mandant, Standort oder Partner
Betriebsmodelle
Sympatent Full Service (empfohlen)
Hosting direkt durch Sympatent in zertifiziertem Rechenzentrum mit deutschem Hostingdienstleister in Frankfurt am Main – ausgelegt für Berufsgeheimnisträger, u. a. nach § 39c PAO und § 43e BRAO.
- Kein IT- oder Wartungsaufwand für Ihre Kanzlei
- Keine zusätzlichen Lizenzierungskosten, z. B. für Datenbankserver
- Vollständige Kontrolle über Ihre Daten bleibt erhalten
- Alle Kapazitäten zur Skalierung direkt von Sympatent sichergestellt
Sympatent On-Premises
Betrieb der Sympatent-Software in der eigenen Infrastruktur Ihrer Kanzlei oder Ihres IT-Dienstleisters.
- Einsatz Ihrer eigenen Serversysteme
- Integration in bestehende IT-Hardware
- Erfüllung besonders individueller Compliance-Anforderungen
Benutzeroberfläche
Intuitives Design, leistungsstarke Funktionalität
Die moderne Oberfläche von Sympatent IPM ist auf Effizienz ausgelegt. Klare Navigation, kontextbezogene Aktionen und anpassbare Dashboards helfen Ihrem Team, schneller zu arbeiten.
- Zeitgemäße Benutzeroberfläche
- Unterstützung sämtlicher Bildschirmgrößen und Endgeräte, z. B. Handys, Tablets, Desktop-PCs, hochauflösende Monitore
- Paralleles Öffnen mehrerer Akten, Menus, o. ä.
- Schnellsuche und Tastenkürzel
- Barrierearme Anzeigemodi für Farben, Kontraste und Schriftgröße
Sympatent IPM verbindet fachliche Tiefe mit einem modernen Nutzererlebnis. Die Benutzeroberfläche fand in unserem Team von Beginn an breite Zustimmung – nicht nur aufgrund ihres zeitgemäßen Erscheinungsbilds, sondern auch wegen der vielfältigen Möglichkeiten zur individuellen Anpassung.
IP weltweit. Ein System.
Globales IP-Management
Verwalten Sie Schutzrechte und Verfahren weltweit – von der Anmeldung über die Aufrechterhaltung bis zum streitigen Verfahren. Auch Verträge, Lizenzen, Fremdschutzrechte und weitere IP-Assets werden zentral abgebildet.
Streitige Verfahren
Alle streitigen Schutzrechtsverfahren werden mit Beteiligten, Fristen, Dokumenten und Verfahrensstand zentral verwaltet.
- Patent-Einspruchsverfahren
- Marken-Widerspruchsverfahren
- Nichtigkeits- und Löschungsverfahren, Inter-partes-Verfahren
- Verletzungsverfahren und Patentstreitigkeiten
- Gerichtliche Verfahren und IP-Litigation
Stand der Technik und Fremdschutzrechte
Relevante Informationen werden direkt mit den betreffenden Akten und Verfahren verknüpft.
- Stand der Technik, Literaturstellen
- Fremdschutzrechte und Wettbewerberportfolios
- Beziehungen zwischen eigenen wie fremden Schutzrechten
- Schneller Zugriff für Recherche und rechtliche Bewertung
Schutzrechtsfamilien
Zusammengehörige Schutzrechte werden automatisch in Schutzrechtsfamilien zusammengeführt und die Familienstruktur fortlaufend aktuell gehalten.
- Vollautomatische Pflege von Schutzrechtsfamilien
- Zentrale Übersicht über alle Familienmitglieder
- Familienverwaltung für alle Schutzrechtsarten weltweit, inkl. internationaler Patent-, Marken- und Designfamilien
- Download und Export von Familienübersichten
- Komfort-Funktionen zur familienweiten Rechnungsstellung
Akten, Amtsregister und Datenimport
Auch sehr große IP-Portfolios lassen sich effizient verwalten. Es gibt generell keine Begrenzung der Aktenzahl o. ä.
- Aufruf von Schutzrechten im Register direkt aus Sympatent
- Import bibliografischer Daten aus Amtsregistern (EPA, DPMA, EUIPO, u. a.)
- Anbindung externer Datenquellen
- Funktionen zur effizienten Aktenanlage
- Anpassung z. B. von Feldbezeichnungen an die Terminologie Ihrer Kanzlei
Alle Fristen sicher im Griff
Fristenmanagement & -berechnung
Zuverlässiges Fristenmanagement gehört zu den kritischsten Aufgaben einer IP-Kanzlei. Sympatent IPM verbindet ein zentrales Fristenbuch mit revisionssicheren Bearbeitungsprozessen und automatischer Fristenberechnung.
Zentrales Fristenmanagement
Alle relevanten Fristen werden in einem globalen Fristenbuch verwaltet und nachvollziehbar bearbeitet.
- Amtsfristen und Mandantenfristen
- Aufrechterhaltungsfristen (Taxen/Jahresgebühren/Verlängerungen)
- Fristen anlegen, prüfen, bearbeiten und streichen
- Revisionssichere Bearbeitung
- Vier-Augen-Prinzip
- Transparente und klar definierbare Zuständigkeiten
- Nachverfolgung der durchgeführten Bearbeitungsschritte
Automatische Fristenberechnung
Das konkrete Fristdatum wird anhand hinterlegter Regeln und Verfahrensdaten automatisch berechnet.
- Konsistente Anwendung der Fristregeln
- Reduziertes Fehlerrisiko
- Zeitersparnis bei wiederkehrenden Vorgängen
- Semiautomatischer Modus mit menschlicher Bestätigung jeder Frist
- Komfort-Funktionen für Anlegen von Vorfristen/Wiedervorlagen inkl. Verweis auf die Hauptfrist
Sympatent IPM verbindet für uns das Beste aus beiden Welten: unsere Sachbearbeitung kann Fristen vorberechnen lassen und profitiert von fertig vorbereiteten Bezeichnungen und Einstellungen. Gleichzeitig verbleibt die fachliche Kontrolle bei uns und wir können jede relevante Frist bewusst prüfen und bestätigen.
Klare Abläufe für starke Teams
Kanzlei-Workflows & Zusammenarbeit
Definierte Kanzlei-Workflows führen Mitarbeiter sicher durch wiederkehrende Bearbeitungsprozesse. Standards lassen sich vereinheitlichen und zugleich an einzelne Mandanten, Standorte oder Partner anpassen.
Geführte Kanzlei-Workflows
Sympatent IPM führt Sachbearbeiter wie an einem roten Faden durch den jeweiligen Vorgang.
- Bearbeitungsschritte und Reihenfolge festlegen
- Einheitliche Abläufe für wiederkehrende Verfahren
- Weniger Rückfragen und vergessene Arbeitsschritte
- Unterschiedliche Workflows je Mandant oder Organisationseinheit
Aufgabenmanagement für IP-Kanzleien
Aufgaben werden direkt in der Akte geplant, verteilt und nachverfolgt.
- Aufgaben zuweisen, verfolgen und abschließen
- Zuständigkeiten und Fälligkeiten transparent darstellen
- Vorbereitete Dokumente, Fristen, o. ä. an Aufgaben anhängen
- Zuteilung von Aufgaben an Teams zu einem geteilten Aufgaben-Pool
- Gemeinsamer Überblick über zu erledigende Arbeiten
Mandantenerinnerungen
Wiederkehrende Erinnerungen an Mandanten lassen sich effizient und einheitlich generieren und versenden.
- Ermittlung anstehender Aufrechterhaltungsfristen (Jahresgebühren, Verlängerungen, usw.)
- Automatische Berechnung der Gebühren (Amt, Dienstleister, Kanzlei)
- Erzeugung der Erinnerungen mit automatisierten Formbriefen
- Reduzierter manueller Aufwand bei Rückmeldung des Mandanten
Mandantenportal
Mandanten erhalten genau den Zugriff, den Ihre Kanzlei für sie freigibt.
- Individuell konfigurierbare Akten- und Fristenlisten
- Freigabe von Dokumenten
- Erhalt von Weisungen des Mandanten direkt über das Portal
- "Ein-Klick-Antworten" z. B. für Jahresgebühren
- Reduzierung der E-Mail-Flut
Alles an seinem Platz
Dokumente & Korrespondenz
Sämtliche ein- und ausgehende Korrespondenz wie Dokumente und E-Mails wird unmittelbar mit der elektronischen Akte verbunden.
Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Die in Sympatent integrierte Dokumentenverwaltung ermöglicht sichere und effiziente Zusammenarbeit an Dokumenten direkt in der Akte.
- Versionierung und Kommentarfunktion
- Dokumentenablage per Drag-and-drop
- Schutz vor Speicherkonflikten
- Automatisierte Zuordnung zur Akte
- Gemeinsamer Zugriff auf den aktuellen Dokumentenstand
Formbriefe und Vorlagen
Routinekorrespondenz wird zügig erstellt und bleibt kanzleiweit konsistent.
- Formbriefe für E-Mail, Microsoft Word, ODF, PDF
- Global steuerbare Briefköpfe
- Automatische Übernahme von Akten- und Kontaktdaten
- Dokumente automatisch oder manuell als Anhang hinzufügen
- Einheitliche Kommunikation bei weniger Bearbeitungsaufwand
E-Mail-Management
E-Mails werden nahtlos in die Akten importiert und aus diesen versendet.
- Automatischer Import ein- und ausgehender E-Mails
- Direkte Zuordnung zu Akten und Beteiligten
- Versand per E-Mail-Client (z. B. Outlook) oder direkt aus Sympatent
- Zeitsparende Vorbereitung von Anhängen
Posteingang
Eingehende Korrespondenz wird strukturiert erfasst und dem richtigen Vorgang zugeordnet.
- Eingangspost von Ämtern, Mandanten, Auslandsvertretern, o. ä.
- Automatische Aktenzuordnung
- Verarbeitung und Weiterberechnung von Eingangsrechnungen
- Anlage z. B. von Fristen und Leistungen direkt im Posteingang
- Vorbereitung der Weiterleitung an Mandanten oder interne Bearbeiter
- Import via Integration z. B. aus der EPA-Mailbox und DPMAdirektPro
Postausgang
Ausgehende Korrespondenz durchläuft einen nachvollziehbaren Prüf- und Freigabeprozess.
- Kontrollierte Freigabe vor dem Versand
- Klare Verantwortlichkeiten
- Einheitliche Qualitätsstandards
- Nachvollziehbarer Bearbeitungsstatus
Information Disclosure Statements (IDS)
Der vollständige IDS-Prozess für die USA und andere Länder kann digital vorbereitet und begleitet werden.
- Strukturierte Verwaltung relevanter Entgegenhaltungen
- Zentrale Zusammenführung von Unterlagen und Akten
- Transparente Bearbeitungsstände
- Effiziente Vorbereitung der Statements
Wissen effizient verwalten
Kanzleidaten & Datenqualität
Zentrale und verlässliche Daten bilden die Grundlage für sichere Fristen, korrekte Korrespondenz und belastbare Abrechnungen. Sympatent IPM erleichtert die Datenpflege und macht wichtige Informationen schnell auffindbar.
Smarte Vermerke
Wichtige Hinweise erscheinen genau dort, wo Ihr Team sie benötigt.
- Vermerke an Akten oder Kontakten
- Hinweise zu Bearbeitung, Kommunikation oder Abrechnung
- Anzeige kontaktbezogener Vermerke in allen zugehörigen Akten
- Weniger Risiko, besondere Mandantenvorgaben zu übersehen
Kontakt- und Adressmanagement
Natürliche und juristische Personen werden zentral verwaltet und mit den zugehörigen Akten verbunden.
- Verwaltung sämtlicher externer und interner Rollen: Mandanten, Auftraggeber, Anmelder, Inhaber, Erfinder, Auslandsvertreter, usw.
- Konfigurierbare Auswahl und Benennung der verfügbaren Rollen
- Adressen und Kommunikationsdaten
- Interne und externe Aktenzeichen, Bestellnummern, Kostenstellen, o. ä.
Schnelle Suche inkl. Volltextsuche
Benötigte Informationen lassen sich auch in großen Datenbeständen schnell finden.
- Suche nach Akten, Kontakten und Schutzrechten
- Volltextsuche in Dokumenten und Inhalten
- Direkter Zugriff auf relevante Treffer
- Weniger Zeitaufwand für die Suche nach gewünschten Daten
Stapelbearbeitung
Gleichartige Änderungen können für mehrere Datensätze gleichzeitig durchgeführt werden.
- Daten gesammelt aktualisieren
- Pflege- und Korrekturarbeiten beschleunigen
- Deutliche Reduzierung manueller Einzelschritte
- Einheitliche Änderungen über viele Akten hinweg
Regelbasierte Datenqualität
Dateneingaben werden anhand eines individuell definierbaren Regelwerks geprüft.
- Pflichtfelder und Vollständigkeitskontrollen
- Prüfung unplausibler Werte
- Erkennung inkonsistenter Daten
- Fehler vermeiden, bevor sie Mehraufwand nach sich ziehen
Automatische Aktennummerierung
Das System vergibt Aktenzeichen automatisch nach den Vorgaben Ihrer Kanzlei.
- Individuelle Nummerierungssysteme
- Regeln je Mandant oder Schutzrechtsart
- Individuelle Zählung nach Standort oder Organisationseinheit
- Sicherstellung konsistenter Aktenzeichen
Rechnungsstellung für Kanzleien
Finanzen, Leistungen, Gebühren & Rechnungen
Sympatent IPM begleitet den gesamten finanziellen Prozess einer IP-Kanzlei – von der Leistungserfassung bis zur Buchhaltung. Flexible Gebührenmodelle ermöglichen auch bei komplexen Mandatsstrukturen eine präzise Abrechnung.
Leistungs- und Zeiterfassung
Abrechenbare Leistungen werden direkt zur jeweiligen Akte erfasst.
- Anwaltshonorare und -stunden
- Sekretariats- und Verwaltungsleistungen
- Pauschalhonorare/Festpreise, variable Kosten (pro Stunde/Seite/Anspruch/o. ä.)
- Direkte Vorbereitung der späteren Rechnung
Amtsgebühren
Fälligkeiten und Beträge amtlicher Gebühren werden zentral verwaltet.
- Jahresgebühren und Verlängerungsgebühren
- Weitere Patent-, Marken- und Designgebühren
- Erzeugung strukturierter Zahlungslisten
- Transparenz über anstehende Zahlungen
Kanzleihonorare und Gebührenverzeichnisse
Häufig benötigte Kanzleigebühren stehen direkt zur Auswahl.
- Gebührenverzeichnis Ihrer Kanzlei wird in Sympatent hinterlegt
- Mandantenspezifische Honorare
- Individuelle Pauschalen und Vereinbarungen
- Abweichende Regeln z. B. nach Standort oder Partner
Weiterberechnung von Fremdkosten
Eingangsrechnungen externer Dienstleister lassen sich schnell dem Mandanten weiterberechnen.
- Rechnungen von Auslandsvertretern
- Rechnungen externer Anwälte und Dienstleister
- Zuordnung zu Akte und Mandant
- Transparente Weiterberechnung von Fremdkosten und Auslagen
Flexible Rechnungserstellung
Ausgangsrechnungen lassen sich an die Anforderungen der Kanzlei und ihrer Mandanten anpassen.
- Rechnungen als PDF
- Detaillierte Rechnungsanlagen
- Kategorie- und Leistungs-Codes
- Profitcenter und interne Zuordnungen
- Bonusmodelle für Mitarbeiter
Elektronische Rechnungen
Strukturierte E-Rechnungen können direkt aus dem Abrechnungsprozess erzeugt werden.
- XRechnung
- ZUGFeRD
- Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber, z. B. Universitäten
- Erfüllung individueller Mandatsanforderungen
Vorbereitende Buchhaltung
Abrechnungsdaten werden strukturiert für die weitere Buchhaltung vorbereitet und exportiert.
- Buchungskonten und Steuersätze
- Eigene Zugriffsrechte für die Buchhaltung
- DATEV-Export
- Anbindung nachgelagerter Buchhaltungssysteme
Mahnwesen
Offene Forderungen können einfach nachverfolgt und angemahnt werden.
- Zahlungserinnerungen automatisiert erstellen
- Versand direkt aus dem System
- Einheitliche Mahntexte
- Weniger manueller Aufwand im Forderungsmanagement
Aus Daten wird Überblick
Reporting & Auswertungen
Sympatent IPM macht operative Daten und wirtschaftliche Kennzahlen direkt nutzbar. Berichte und Auswertungen entstehen mit wenigen Klicks und können intern oder gegenüber Mandanten verwendet werden.
Berichte auf Knopfdruck
Standardberichte lassen sich direkt in Sympatent IPM erstellen und wiederverwenden.
- IP-Portfolios für Mandanten inkl. Bilddateien (z. B. Bildmarken)
- Fristen- und Aufgabenlisten
- Abrechnungsberichte
- Akten- und Verfahrensübersichten
Flexible Auswertungen
Kennzahlen können anhand eigener Kategorien analysiert und miteinander verglichen werden.
- Eigene Auswertungs- und Kostenkategorien
- Bereinigte Umsatzermittlung ohne durchlaufende Posten wie Amtsgebühren
- Trennung von Honorarumsätzen und Fremdkosten
- Transparenz für Kanzleigeschäftsführung und Controlling
Datenexport
Daten bleiben auch außerhalb von Sympatent IPM flexibel nutzbar.
- CSV-Export
- Excel-Export
- Weiterverarbeitung in Drittsystemen
- Übergabe an Mandanten oder interne Fachbereiche
- Sympatent API ermöglicht Datenzugang via Schnittstelle
Automatisierung, Integrationen, Serviceleistungen
Weiterführende Funktionen und Serviceleistungen
Über die Kernfunktionen hinaus rundet Sympatent das Angebot mit Automatisierung, Schnittstellen und individuellen Serviceleistungen ab.
Automatisierung
Wiederkehrende Arbeitsschritte lassen sich automatisieren – von Aufgaben und Fristen bis zur Korrespondenz und nachfolgenden Bearbeitungsschritten.
- Weniger repetitive Arbeit
- Schnellere und konsistentere Abläufe
- Individuelle Automatisierungsregeln
Mehr über Automatisierung erfahren
Schnittstellen & Integrationen
Verbinden Sie Sympatent IPM mit Ämtern, Buchhaltungssystemen und weiteren Datenquellen, um doppelte Dateneingaben und Medienbrüche zu vermeiden.
- Ämter (EPO OPS, EPO Mailbox, DPMAdirektPro, uvm.)
- Zahlungsdienstleister (Dennemeyer, PAVIS, u. a.)
- Buchhaltung (DATEV, u. a.)
- Sympatent API und MCP-Server
Integrationen entdecken
Serviceleistungen
Von der Einführung bis zur individuellen Weiterentwicklung begleiten wir Ihre Kanzlei persönlich. So wird Sympatent IPM sicher eingeführt und dauerhaft an Ihre Anforderungen angepasst.
- Datenmigration
- Anwendersupport
- Schulung
- Anpassung
- Entwicklung
Serviceleistungen einsehen
Erleben Sie Sympatent in Aktion
Vereinbaren Sie eine persönliche Demonstration von Sympatent IPM und erfahren Sie, wie Sympatent IPM Ihre Kanzlei optimieren kann.